Yeni Görünüm
  1. ANA SAYFA
  2. Proje Takip Modülü

Gösterim: 839

Proje Takip Modülü

Proje Takip Modülü Nedir?
BANÜ Proje Takip Modülü, üniversitemiz bünyesinde yürütülen tüm proje, faaliyet ve danışmanlık çalışmalarının kayıt altına alındığı, izlendiği ve raporlandığı bir kurumsal dijital takip sistemidir. Bu modül, Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS) içerisinde yer almakta olup, üniversite genelinde gerçekleştirilen akademik, sosyal ve bilimsel projelerin tek bir merkezden yönetilmesini ve izlenmesini sağlamaktadır.

Nasıl Çalışır?
Proje Takip Modülü, öğretim elemanları tarafından gerçekleştirilen ya da gerçekleştirilecek olan dış kaynaklı AB projeleri, TÜBİTAK projeleri, sosyal sorumluluk projeleri, öğrenci projeleri, danışmanlık faaliyetleri ve benzeri nitelikteki tüm proje, etkinlik ve danışmanlık bilgileri (bütçesi olsun olmasın, insan kaynağı olan veya olmayan; taslak, değerlendiriliyor, kabul edildi, reddedildi, biten, revizyon, iptal, iade, devam ediyor vb. durumdaki) öğretim elemanlarının yürüttüğü ya da yürütmeyi planladığı proje ve faaliyetlerin modüle girilmesi esasına dayanır. Veri girişi UBYS Öğretim elemanı kullanıcı grubu ile mümkündür.
Öğretim elemanları proje ve faaliyetlerini birim düzeyinde modüle kaydeder. Girilen veriler birimler, üst yönetim ve Rektörlük tarafından göstergeler ve raporlar aracılığıyla izlenir. Bu sayede proje ve faaliyetlerin durumu anlık olarak takip edilir ve kurumsal raporlama sağlanır.

Neden İhtiyaç Duyuldu?

Dış Kaynaklı Projelerin Düzenli ve Eksiksiz Takip Edilememesi
Üniversite genelinde özellikle dış kaynaklı projelerin geçmişten günümüze farklı yöntemlerle izlenmeye çalışıldığı, ancak bu sürecin tam anlamıyla sistematik ve eksiksiz yürütülemediği görülmüştür. TÜBİTAK projeleri, rektörlük imzası gerektirmesi nedeniyle yıl sonunda PTS sistemi üzerinden raporlanabilmekteyken; AB, TÜSEB veya Bakanlık projeleri için merkezi ve bütüncül bir veri tabanı bulunmamaktadır. Her ne kadar kabul edilen dış kaynaklı projeler, teknik ve mali destek kapsamında BAP Birimi ve Talensoft e-BAP modülü üzerinden izlenebilse de başvuru yapılmış ancak reddedilmiş projeler hakkında birimlerimizin herhangi bir bilgisi bulunmamaktadır. Bu durum, proje üretim kapasitesinin doğru analiz edilmesini engellemektedir.

Reddedilen Projelerin Analiz Edilememesi ve Kabul Oranlarının Artırılamaması
ARGE koordinasyonu çerçevesinde, reddedilen projelerin gerekçelerinin sistematik biçimde toplanması ve analiz edilmesi büyük önem taşımaktadır. Proje Takip Modülü aracılığıyla reddedilme nedenlerinin derlenmesi sayesinde, BANÜ Proje Koordinatörlüğü tarafından proje kabul oranlarını artırmaya yönelik stratejiler geliştirilmesi hedeflenmektedir. Bu nedenle modül kullanımı stratejik bir gereklilik olarak ortaya çıkmıştır.

Proje ve Faaliyetlerin Performans Göstergelerine Yansımaması
Büyük emekler harcanarak ortaya konan proje ve faaliyetlerin üniversitenin ve öğretim elemanlarının izleme ve performans göstergelerine tam kapasite ile yansımadığı görülmektedir. Bu durum, araştırma-geliştirme kapasitemizin göstergelerde (YÖKAK, BİDR, KİDR, Faaliyet Raporları) olduğundan daha düşük görünmesine neden olmakta ve ciddi bir akademik emeğin karşılıksız kalması sonucunu doğurmaktadır. Proje Takip Modülü ile bu emeklerin görünür kılınması amaçlanmaktadır.

YÖK İzleme Kriterleri İçin Artan İş Yükü
YÖK İzleme Kriterleri kapsamında her yıl özellikle dış kaynaklı projelere ilişkin belirli alt kırılımlarda raporlar talep edilmektedir. Bu kapsamda birimler ve üst yönetim yıl sonunda proje ve faaliyet yürütücülerine tek tek ulaşarak gerekli bilgileri toplamaktadır. Yüzlerce proje ve faaliyetin yürütüldüğü üniversitemizde bu süreç hem yürütücüler hem de yönetim açısından ciddi bir iş yükü oluşturmaktadır. Proje Takip Modülü sayesinde bu raporların tek tuşla ve otomatik olarak alınabilmesi mümkün hale gelmektedir.
 
Kalite Güvence, Akreditasyon ve Kurumsal Raporlama İhtiyacı
Rektörlükten başlayarak birim ve bölüm başkanlıkları düzeyine kadar, kalite güvence ve akreditasyon süreçleri için düzenli, güncel ve güvenilir verilere ihtiyaç duyulmaktadır. Bu gereksinim doğrultusunda geliştirilen ÜBYS Proje Takip Modülü, başlangıçta dış kaynaklı projelere odaklanmış; ancak zamanla üniversitemizde bölüm ve birim düzeyinde yürütülen tüm faaliyetleri kapsayacak şekilde genişletilmiştir. Modül, başta BM Sürdürülebilir Kalkınma Amaçları (SKA) raporları ve GreenMetric raporları olmak üzere pek çok kurumsal raporlama süreci için kapsamlı bir veri seti sunmaktadır. Ayrıca Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından sağlanan konferans salonu, araç tahsisi gibi desteklerin dahi raporlanabilmesine olanak tanımaktadır.
 
Veriye Dayalı Yönetimsel Karar Alma Gerekliliği
Günümüzde yönetimsel kararların sağlıklı ve doğru biçimde alınabilmesi için güvenilir verilere dayalı bir izleme sistemine ihtiyaç duyulmaktadır. Proje Takip Modülü; sosyal sorumluluk projelerinden lisansüstü tezlere, sosyal ve sportif faaliyetlerden danışmanlık çalışmalarına kadar çok çeşitli faaliyetlerin izlenmesine imkân sağlamaktadır. Bu sayede üst yönetim, birim ve bölüm düzeyinde yürütülen proje ve faaliyetleri bütüncül olarak takip edebilmekte ve stratejik kararlarını bu veriler ışığında alabilmektedir.
 
Sonuç olarak, Proje Takip Modülü ile proje ve faaliyetlerin kayıt altına alınması zorunlu hale getirilerek üniversitenin kurumsal hafızası güçlendirilmekte, şeffaflık ve izlenebilirlik sağlanmakta ve kalite süreçleri etkin biçimde desteklenmektedir.
 
 
Neyi Hedefliyoruz?
ÜBYS Proje Takip Modülü ile hedeflenen temel amaçlar şunlardır:
• Üniversite bünyesinde yürütülen tüm proje ve faaliyetlerin kurumsal kalite süreçlerine uygun şekilde raporlanması
• Projelerin birimler ve Rektörlük tarafından göstergeler aracılığıyla izlenmesi
• Üniversitemizin akademik üretkenliğinin, toplumsal katkısının, araştırma ve proje kapasitesinin ölçülebilir hale getirilmesi
• Kalite geliştirme süreçlerine yön verecek veriye dayalı kararlar alınması
• Proje kültürünün yaygınlaştırılması ve sürdürülebilirliğin sağlanması
 
Sonuç olarak Proje Takip Modülü, üniversitenin şeffaf, izlenebilir, raporlanabilir ve sürekli gelişen bir proje yönetim anlayışına sahip olmasını hedeflemektedir
 
UBYS Proje Takip Modülü tanıtım videosu için tıklayınız.
 

ÜBYS Proje Takip Modülü İstatistik ve Raporlama

ÜBYS Proje Takip Modülü İstatistik ve Raporlama ekranı, üniversitemiz bünyesinde yürütülen proje, faaliyet ve danışmanlık çalışmalarının birim bazında anlık olarak izlenmesini, analiz edilmesini ve raporlanmasını sağlayan yönetim aracıdır.

Birim, bölüm, anabilim dalı ve program yöneticileri; yetkili oldukları organizasyon yapısı kapsamında bulunan tüm proje kayıtlarına tek ekran üzerinden erişebilmekte, proje verilerini grafiksel göstergeler ve ayrıntılı raporlar aracılığıyla değerlendirebilmektedir. Böylece proje üretim kapasitesi, faaliyet yoğunluğu ve performans göstergeleri düzenli olarak takip edilebilmektedir.

İstatistik ekranı sayesinde yöneticiler;

  • Birimlerine ait proje ve faaliyet sayılarını anlık olarak görüntüleyebilir,
  • Projeleri türü, durumu, destek programı ve diğer kriterlere göre analiz edebilir,
  • Alt birimlere ait proje performanslarını karşılaştırabilir,
  • Grafikler ve özet göstergeler aracılığıyla proje eğilimlerini değerlendirebilir,
  • Raporları Excel formatında dış ortama aktararak faaliyet raporları, kalite süreçleri ve yönetimsel değerlendirmelerde kullanabilir.

Sistem, üniversitenin organizasyon yapısını esas alacak şekilde geliştirilmiştir. Her yönetici yalnızca yetkili olduğu birim ve bağlı alt birimlere ait verilere erişebilirken, üst yönetim üniversite genelindeki proje istatistiklerini bütüncül olarak izleyebilmektedir.

ÜBYS Proje Takip Modülü İstatistik ve Raporlama altyapısı; YÖKAK, BİDR, KİDR, YÖK İzleme ve Değerlendirme Kriterleri, stratejik plan izleme çalışmaları ile faaliyet raporları başta olmak üzere kurumsal raporlama süreçlerini desteklemekte, veriye dayalı karar alma kültürünün güçlendirilmesine katkı sağlamaktadır.

Bu sayede proje verileri yalnızca kayıt altına alınmakla kalmamakta; analiz edilebilen, raporlanabilen ve yönetsel karar süreçlerine katkı sunan stratejik bilgiye dönüştürülmektedir.

 

 

 

 

Dosyalar