Proje Takip Modülü

Proje Takip Modülü Nedir?
BANÜ Proje Takip Modülü, üniversitemiz bünyesinde yürütülen tüm proje, faaliyet ve danışmanlık çalışmalarının kayıt altına alındığı, izlendiği ve raporlandığı bir kurumsal dijital takip sistemidir. Bu modül, Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS) içerisinde yer almakta olup, üniversite genelinde gerçekleştirilen akademik, sosyal ve bilimsel projelerin tek bir merkezden yönetilmesini ve izlenmesini sağlamaktadır.

Nasıl Çalışır?
Proje Takip Modülü, öğretim elemanları tarafından gerçekleştirilen ya da gerçekleştirilecek olan dış kaynaklı AB projeleri, TÜBİTAK projeleri, sosyal sorumluluk projeleri, öğrenci projeleri, danışmanlık faaliyetleri ve benzeri nitelikteki tüm proje, etkinlik ve danışmanlık bilgileri (bütçesi olsun olmasın, insan kaynağı olan veya olmayan; taslak, değerlendiriliyor, kabul edildi, reddedildi, biten, revizyon, iptal, iade, devam ediyor vb. durumdaki) öğretim elemanlarının yürüttüğü ya da yürütmeyi planladığı proje ve faaliyetlerin modüle girilmesi esasına dayanır. Veri girişi UBYS Öğretim elemanı kullanıcı grubu ile mümkündür.
Öğretim elemanları proje ve faaliyetlerini birim düzeyinde modüle kaydeder. Girilen veriler birimler, üst yönetim ve Rektörlük tarafından göstergeler ve raporlar aracılığıyla izlenir. Bu sayede proje ve faaliyetlerin durumu anlık olarak takip edilir ve kurumsal raporlama sağlanır.

Neden İhtiyaç Duyuldu?

Dış Kaynaklı Projelerin Düzenli ve Eksiksiz Takip Edilememesi
Üniversite genelinde özellikle dış kaynaklı projelerin geçmişten günümüze farklı yöntemlerle izlenmeye çalışıldığı, ancak bu sürecin tam anlamıyla sistematik ve eksiksiz yürütülemediği görülmüştür. TÜBİTAK projeleri, rektörlük imzası gerektirmesi nedeniyle yıl sonunda PTS sistemi üzerinden raporlanabilmekteyken; AB, TÜSEB veya Bakanlık projeleri için merkezi ve bütüncül bir veri tabanı bulunmamaktadır. Her ne kadar kabul edilen dış kaynaklı projeler, teknik ve mali destek kapsamında BAP Birimi ve Talensoft e-BAP modülü üzerinden izlenebilse de başvuru yapılmış ancak reddedilmiş projeler hakkında birimlerimizin herhangi bir bilgisi bulunmamaktadır. Bu durum, proje üretim kapasitesinin doğru analiz edilmesini engellemektedir.

Reddedilen Projelerin Analiz Edilememesi ve Kabul Oranlarının Artırılamaması
ARGE koordinasyonu çerçevesinde, reddedilen projelerin gerekçelerinin sistematik biçimde toplanması ve analiz edilmesi büyük önem taşımaktadır. Proje Takip Modülü aracılığıyla reddedilme nedenlerinin derlenmesi sayesinde, BANÜ Proje Koordinatörlüğü tarafından proje kabul oranlarını artırmaya yönelik stratejiler geliştirilmesi hedeflenmektedir. Bu nedenle modül kullanımı stratejik bir gereklilik olarak ortaya çıkmıştır.

Proje ve Faaliyetlerin Performans Göstergelerine Yansımaması
Büyük emekler harcanarak ortaya konan proje ve faaliyetlerin üniversitenin ve öğretim elemanlarının izleme ve performans göstergelerine tam kapasite ile yansımadığı görülmektedir. Bu durum, araştırma-geliştirme kapasitemizin göstergelerde (YÖKAK, BİDR, KİDR, Faaliyet Raporları) olduğundan daha düşük görünmesine neden olmakta ve ciddi bir akademik emeğin karşılıksız kalması sonucunu doğurmaktadır. Proje Takip Modülü ile bu emeklerin görünür kılınması amaçlanmaktadır.